Vérification du FITC/FEPTEU - Phase 1 - Processus d'approbation

Décembre 2016

Table des matières

Sommaire exécutif

Fournir en temps opportun à la haute direction d'Infrastructure Canada (INFC) une assurance appropriée de l'efficacité des contrôles de base qui permettront à la direction de renforcer la mise en œuvre du FITC/FEPTEU.

Cet audit, qui se déroulera en trois phases pendant les trois ans du programme, évaluera le processus d'approbation (phase I), la gouvernance (phase II), les paiements et la production de rapports (phase III). 

Deux observations ont été notées : La première portait sur l'obtention tardive d'une copie de l'entente avec la signature de la province ou du territoire (P/T). Sachant que les ententes entrent en vigueur à la date de la dernière signature, ce retard crée un risque en matière de conformité. La deuxième était que le délai de traitement des ententes était très court, et que cela pourrait avoir des répercussions sur la qualité du processus d'approbation dû au risque d'officialiser rapidement des ententes pour répondre à la pression.

En outre, il y a eu deux constatations : La première était que la date n'était pas toujours mentionnée lorsque le ministre signait les lettres destinées aux ministres des P/T. Sans la date, il est impossible de déterminer le moment où le document a été préparé et envoyé. En raison de cette omission, la piste de l'audit est insuffisante.

La deuxième était qu'on utilise le système WebCIMS pour suivre l'avancement des documents d'approbation, mais celui-ci n'inclut pas tous les documents. De plus, comme les documents sont classifiés dans WebCIMS par leur numéro de référence, il est difficile de les repérer. La DGOP a pu fournir les documents requis, mais en matière de mémoire ministériel, il est important d'avoir le dossier complet sur le processus d'approbation des ententes et les versions finales des documents justificatifs, le cas échéant.

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) conclut que les contrôles de base du processus d'approbation des ententes, y compris l'approbation du projet, sont généralement efficaces.

Deux opportunités d'améliorer le processus d'approbation des accords ont été identifiées: Premièrement, le Ministère devrait s'assurer qu'une fois signées, les lettres du ministre destinées aux P/T sont également datées; et deuxièmement, la DGOP devrait utiliser un répertoire central pour tous les documents liés au processus d'approbation de l'entente. La gestion a accepté les recommandations et a mis en place des plans d'action pour y remédier.

Contexte

Le gouvernement du Canada a annoncé, dans le budget de 2016, un investissement de 120 milliards de dollars dans l'infrastructure sur 10 ans, dont 60 milliards de dollars de nouveaux fonds dans le transport en commun, l'infrastructure verte et l'infrastructure sociale, afin de mieux répondre aux besoins des Canadiens et de mieux préparer l'économie canadienne pour l'avenir.

Le gouvernement du Canada propose de fournir 11,9 milliards de dollars de ce plan, dont 3,4 milliards de dollars seront utilisés pour mettre à niveau et améliorer les réseaux de transport en commun, et 2 milliards seront investis dans des projets d'eau potable et d'eaux usées.

Objectif et Portée de l'Audit

L'objectif de l'audit était de fournir en temps opportun à la haute direction d'INFC une assurance appropriée de l'efficacité des contrôles de base qui permettront à la direction de renforcer la mise en œuvre du FITC/ FEPTEU.

Cet audit, qui se déroulera en trois phases pendant les trois ans du programme, évaluera le processus d'approbation (phase I), la gouvernance (phase II), les paiements et la production de rapports (phase III).

La stratégie et la méthode utilisées lors de cet audit sont conformes aux normes de vérification internes généralement acceptées pour le gouvernement du Canada, à la Politique de vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique de l'audit interne de l'Institut des vérificateurs internes.

Les critères d'audit sont tirés des modalités de la présentation au Conseil du Trésor et du cadre de contrôle de gestion.

La portée de la phase I comprend uniquement les ententes signées et les projets approuvés pendant la période allant du 1er juin au 15 juillet 2016, c'est-à-dire :

  • Canada - Colombie-Britannique (FITC)
  • Canada - Terre-Neuve-et-Labrador (FITC et FEPTEU)
  • Canada - Québec (FITC et FEPTEU)
  • Canada - Yukon (FITC et FEPTEU)

Pour toutes les ententes entrant dans la portée de cette phase, les documents suivants ont été examinés:

  1. La fiche de transmission de la DG de la DGOP au SM pour l'entente
  2. La note d'information sur l'entente destinée au ministre, signée par le SM et le ministre
  3. L'entente, signée par le ministre
  4. La liste des écarts aux clauses (si applicable)
  5. La lettre du ministre sur l'entente destinée au ministre P/T
  6. La note au GEP sur les rapports de synthèse, signée par les membres du GEP
  7. La note d'information sur les rapports de synthèse destinée au ministre, signée par le SM et le ministre
  8. La liste d'audit du GEP
  9. La liste approuvée des projets
  10. La lettre du ministre sur le tableau de synthèse destinée au ministre P/T

Approche de l'audit

La mission d'audit a été menée conformément à la Politique sur l'audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes.

La mission d'audit sera menée en trois phases, la première phase examinant le processus d'approbation des ententes. Comme le FITC et le FEPTEU sont mis en œuvre sur une période de trois ans, les deuxième et troisième phases du processus d'audit continu examineront la gouvernance et, par la suite, les paiements et les rapports exécutés dans le cadre de ces programmes. Des phases supplémentaires peuvent être mises en œuvre pour fournir l'assurance requise sur la base des conclusions de l'audit. Il convient également de noter que le calendrier de toutes les phases devra peut-être être ajusté à mesure que les programmes progressent.

La mission d'audit comprenait divers examens, si nécessaire, pour fournir une assurance raisonnable quant à la gestion des programmes. Ces examens comprenaient, sans s'y limiter, des entrevues, des observations, des procédures de présentation de dossiers, l'examen des documents à l'appui, la participation aux réunions clés (comité de surveillance, comité d'examen des projets, etc.) et des examens analytiques.

Phase I: Processus d'approbation

La phase I a évalué le processus d'approbation des projets et des ententes par rapport aux critères suivants :

  • La conformité aux modalités de la présentation au Conseil du Trésor (CT), y compris le rôle du Groupe d'évaluation des projets (GEP)
  • La conformité au cadre de contrôle de gestion, y compris le GEP
  • Les processus/outils de gestion des risques du programme

Résultats de l'audit

Conformité avec les modalités et conditions de la soumission au Conseil du Trésor

Critère d'audit

On s'attendait à ce que les ententes négociées dans le cadre des programmes FITC / FEPTEU soient conformes aux modalités et conditions (c'est-à-dire les investissements, les bénéficiaires et les coûts sont admissibles) de la soumission au Conseil du Trésor.

Constatation 1:

  1. Groupe d'évaluation des projets (GEP) avait examiné les listes de projets afin de s'assurer que l'information requise des modalités et conditions de la soumission était incluse.  La liste de contrôle du GEP (section C) indiquait que les listes de projets rencontraient les modalités et les conditions de l'entente de contribution.
  2. Le Mémo du GEP sur les rapports sommaires, signé par les membres du GEP, indiquait que, basé sur le rapport sommaire, le secrétariat du GEP avait confirmé que les projets:
    • Étaient conformes à la politique gouvernementale sur les paramètres de programme;
    • Étaient conformes à la politique du Conseil du Trésor; et
    • Étaient conformes aux modalités et conditions du programme.
  3. La liste de contrôle du GEP (section D) indiquait que tous les bénéficiaires étaient admissibles aux modalités et conditions du programme;
  4. La liste de contrôle du GEP (section A & B) indiquait que tous les coûts étaient admissible;
  5. La liste de contrôle du GEP (section A) indiquait que le montant alloué à l'administration est moins que le maximum de 1%; et
  6. La liste de contrôle du GEP (section C) indiquait que tous les projets étaient classifiés sous l'une des catégories suivantes:
    • Projets d'immobilisation;
    • Conception et planification;
    • Gestion d'actifs; et
    • Expansion du système.

Il y avait des preuves évidentes que les modalités et conditions avaient été rencontrées au moyen de listes de contrôle complétées par les analystes avec des signatures jusqu'au Directeur général.

Contrôles internes clés reliés à la conclusion d'ententes et de soumission et d'approbation de projets

Critères d'audit

On s'attendait à ce que des contrôles internes clés soient en place pour la conclusion d'ententes, la soumission et l'approbation de projets et fonctionnent comme prévu dans le Cadre de contrôle de gestion.

Les contrôles sont:

  • Les régions de la Direction générale des opérations de programme reçoivent et examinent les listes de projets provinciaux et territoriaux et les attestations d'admissibilité et d'accroissement des projets.
  • Le GEP examine et recommande l'approbation des listes de projets admissibles au ministre (jusqu'à concurrence de 50 millions de dollars) ou le ministre demande l'approbation du CT (pour les projets de plus de 50 millions de dollars)
  • Le ministre / le CT approuve les listes de projets

Observation 1:

L'obtention d'une copie de l'entente avec la signature de la province ou du territoire (P/T) est tardive. Trois semaines après la signature et l'annonce de notre ministre, INFC n'est toujours pas en possession des copies des ententes signées par le Québec et T.-N.-L. (50 % des échantillons). Sachant que les ententes entrent en vigueur à la date de la dernière signature, ce retard crée un risque en matière de conformité. Toutefois, on ne connaît pas encore le risque réel au niveau de la surveillance, des paiements et de la réputation. 

Nous remarquons que d'autres programmes suivent le même processus et que des contrôles d'atténuation efficaces (p. ex., ne procéder aux paiements qu'à la réception d'une entente signée) sont en place.

Les phases 2 (gouvernance) et 3 (paiements et production de rapports) de l'audit évalueront si les contrôles d'atténuation réduisent les risques à un niveau acceptable.

Observation 2:

Le délai d'exécution des accords était très court. Entre 1 et 6 jours s'écoulaient entre la date à laquelle la liste de contrôle du GEP était complétée et la date de la lettre du ministre à la P/T. Il existe un risque que la pression pour formaliser rapidement les accords puisse avoir un impact sur la qualité du processus d'approbation.

Cependant, nous reconnaissons que l'analyse détaillée par la Direction des opérations du programme (DOP) a lieu avant cette période de six jours. De plus, pour atténuer ce risque, la DOP s'assure de ne pas présenter de projets qui ne sont pas clairs et qui nécessiteraient plus de temps pour passer en revue.

Sous réserve d'une évaluation des risques, cette question peut être examinée plus avant dans le cadre d'autres phases de l'audit.

Constatation 1 : Les dates d'autorisation ne figurent pas sur les lettres du ministre

La date n'était pas toujours mentionnée lorsque le ministre signait les lettres destinées aux ministres des P/T (C.-B., QC et T.-N.-L. pour les lettres sur les ententes, et C.-B., YK et QC pour les lettres sur les tableaux de synthèse). Sans la date, il est impossible de déterminer le moment où le document a été préparé et envoyé. En raison de cette omission, la piste d'audit est insuffisante.

Recommendation 1:

Le Ministère devrait s'assurer qu'une fois signées, les lettres du ministre destinées aux P/T sont également datées.

Constatation 2: Absence de répertoire central

On utilise le système WebCIMS pour suivre l'avancement des documents d'approbation, mais celui-ci n'inclut pas tous les documents. De plus, comme les documents sont classifiés dans WebCIMS par leur numéro de référence, il est difficile de les repérer. La DGOP a pu fournir les documents requis, mais en matière de mémoire ministérielle, il est important d'avoir le dossier complet sur le processus d'approbation des ententes et les versions finales des documents justificatifs, le cas échéant. 

Recommendation 2:

La DGOP devrait utiliser un répertoire central pour tous les documents liés au processus d'approbation de l'entente.

Processus / outils de gestion du risque du programme

Critère d'audit

On s'attendait à ce que les processus / outils de gestion des risques des programmes soient documentés et appuient la gestion et l'atténuation des principaux risques.

Constatation 1:

La méthodologie de gestion des risques a été obtenue afin d'évaluer le risque du projet. La liste de contrôle du GEP (section D) montre que les évaluations des risques ont été effectuées pour toutes les listes de projets. Le comité du FITC-FEPTEU (SQUAD) a également fait un suivi concernant chaque question discutée et toute décision connexe prise par le Comité de mise en œuvre du programme, y compris la date d'approbation par la haute direction, au moyen d'un document Word.

Conclusion et Recommandations

La Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) conclut que les contrôles de base du processus d'approbation des ententes, y compris l'approbation du projet, sont généralement efficaces.

L'ensemble du processus d'approbation des ententes est bien documenté.

  • La DGVE a pu faire le suivi des contrôles de base à partir du bureau du DG, grâce à l'examen et la recommandation de l'ensemble final par le GEP aux provinces ou territoires avec la lettre, l'entente et les listes de projets du ministre.
  • Les listes d'audit remplies par les analystes, et signées par des autorités remontant jusqu'au DG, prouvaient clairement le respect des modalités.

Cependant, il y avait deux opportunités d'améliorer le processus d'approbation des accords, soit que :

  1. Le Ministère devrait s'assurer qu'une fois signées, les lettres du ministre destinées aux P/T sont également datées; ou
  2. La DGOP devrait utiliser un répertoire central pour tous les documents liés au processus d'approbation de l'entente.

Réponse de la gestion

La gestion a accepté les recommandations et des plans d'action ont été mis en place afin d'adresser les deux domaines d'amélioration identifiés comme indiqué à l'annexe A.

Déclaration de conformité

Cet audit est conforme aux normes d'audit internes généralement acceptées pour le gouvernement du Canada, à la Politique de vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique de l'audit interne de l'Institut des auditeurs internes.

Annexe A - Réponse de la gestion et Plan d'Action

Intervention de la direction et plan d'action
No Recommendation Intervention de la direction et plan d'action BPR et date d' héance
1 Le Ministère devrait s'assurer qu'une fois signées, les lettres du ministre destinées aux P/T sont également datées. En accord avec le cabinet du ministre, la direction entreprendra les mesures suivantes :

INFC mettra en place un processus approprié afin de veiller à ce que les lettres du ministre soient datées avant d'être envoyées à leurs destinataires. Le processus sera mis en œuvre pendant les négociations d'ententes restantes dans le cadre de la phase 1. 		CGM

Date d'achèvement ciblée :
Le 31 octobre 2016
2 La DGOP devrait utiliser un répertoire central pour tous les documents liés au processus d'approbation de l'entente. En accord, la direction entreprendra les mesures suivantes :

La DGOP va s'assurer que les documents peuvent être suivis tout au long du processus d'approbation de l'entente, à partir de lecteurs et de dossiers existants, et que les versions originales (signées) des documents juridiques sont disponibles dans un répertoire central. (Pour le plus long terme, la DGOP est en train de travailler avec la GI/TI afin d'élaborer une nouvelle plateforme qui améliore les capacités du Ministère à partager et stocker les renseignements sur les projets et les programmes.) 		SMA Direction générale des opérations des programmes

Date d'achèvement ciblée :
Le 31 octobre 2016
Date de modification :